Външнотърговски документи като част от документообортота на фирмата
С минимум дванадесет субекта, участващи в най-основните модели за внос , ще сте изненадани да видите огромния брой хартиени копия, както и цифрови документи, които се произвеждат по време на „живота“ на една транзакция - този документооборот включва и външнотърговски документи. Независимо дали документите са вътрешни за вносителя (напр. генериране на поръчка за покупка) или външни (напр. спедитор, създаващ предварително известие за изпращане), има буквално десетки съобщения, документи и цифрови файлове, които носят подробности за продуктите, закупени от вносителя. Аналогично е положението с външнотърговските документи при износ.
Преди време слушах интервюто на регионалният директор „Продажби“ в „Акронис“, Иван Дудин. Та, той разглеждаше хакерските атаки и как те влияят на бизнеса в целия му диапазон, като информация, документи и т.н. Оказва се че 80% от фирмите, обект на хакерски атаки, преживели и възстановили се след такава атака....в течение на една година преустановяват бизнеса си.
Без да съм специалист по кибер сигурност, мисля, че посочените по-горе проценти са реалистични. Всяка от фирмите, включително и най-малките разполагат с информация, която по своята същност е производствена, търговска и каквато и да е било тайна. Къде може да бъде открита тази информация? Ако говорим за хакерска атака, то тогава трябва да се обърнем към сървърите на фирмата. Ако излезем обаче, от този облак, то тази информация я има и върху документи, записки, оферти....въобще във всички аспекти на документооборота в една фирма.
Нека си представим какво би се случили ако Вашите външнотърговски документи, попаднат на Ваши конкуренти
Каква информация ще могат конкурентите Ви да разберат от тези документи?
Бърз поглед върху външнотърговските документи ни показва следното:
- Цените за определен клиент;
- Името на клиента Ви , както и неговите координати за връзка;
- Какви стоки продавате на този клиент и на каква цена.
Как това би повлияло на Вашият бизнес? Със сигурност, ще загубите пазара и клиента.
И тук не става дума за хакерска атака, а за сигурността на Вашите външнотърговски документи.
Предполагам, че всяка от големите фирми има собствени правила и процедури, що се отнася до запазването на търговската информация. Как работят тези правила и процедури когато има външни компании въвлечени във веригата за доставки? Запитвали ли сте се какво става с Вашите външнотърговски документи и информация, когато те попаднат в ръцете на Вашите бизнес парньори?
Ще Ви кажа, какво винаги съм мислила, на базата на близо 30 годишният ми опит в някой от топ 500-те компании в света. За мен, като професионалист беше недопустимо такава информация да не е защитена. Та при нас дори мониторите на лаптопите ни бяха със специани протектори, за да не може никой да наднича през рамото ти. Да не казвам, че офисите ни бяха с контролиран достъп. Нещо нормално. Ние държахме информацията, която е жизненоважна за фирмата – доставчици, цени (нали сме наясно, че цените не за всички клиенти са еднакви), контрагенти, вкл и формулите за химичните продукти.
Върнахме се в България и започнахме работа тук. Естественно наехме помещения и каква беше изненадата ми, когато влизайки в офиса видях кашони и разпръснати документи. Попитах на кого са документите, оказаха се на предишните наематели. Казаха ми да ги оставя навън. Душата ми се възмути, истински...няма да казвам колко е непрофесионално да оставиш документи на клиентите си без контрол. Знаят ли тези хора, кой ще отвори кашона...за какво ще използва тази информация.
Има документи на топ български фирми – с цени, доставчици, клиенти. Ако реша мога да изтъргувам информацията, но моят професионален опит ми казва да направя едно единственно нещо – да върна документите на собствениците им. Как ще реагират представителите на тези фирми, не мога да кажа. Ако съм в тяхното положение не знам какво бих направила. Знам едно, веднага ще прекратя връзката си с този доставчик, в случая митнически брокер.
Та да се върнем на въпроса за сигурността. Не е задължително да „хакнат“ сайта ни, за да загубим клиенти, пазари и т.н. Трябва да се научим да защитаваме документите си. Не само сайта си, не само електронната си документация, но и хартиените документи, включително и нашите външнотърговски документи.
Трябват ни процедури, отнасящи се до вътрешния и външния поток на информация, до нашият персонал и до персонала на нашите партньори. Както казах в началото, притежавам документи с цени и партньори на големи български и международни фирми от различни браншове. Предстои да се свържа с тези фирми и да им върна документите.
Ако не искате Вашите документи да не попаднат в ръцете на недобросъвестни лица, се свържете с нас. Ние ще Ви предложим професионална услуга, която ще защитава Вашите външнотърговски документи и информация.
